(Cio Mag) – Exprimé depuis 2011, le besoin de la Commission électorale indépendante (CEI) de se doter d’outils collaboratifs et d’une messagerie professionnelle pour une meilleure organisation de son travail est devenu réalité. Cette année, l’institution a acquis des licences Exchange, SharePoint et Lync qui n’ont pas pu être utilisées, faute d’infrastructure. Aujourd’hui, avec la solution Office 365, la CEI a désormais la possibilité d’avoir ces mêmes outils sans être contrainte d’acquérir et de faire la maintenance des serveurs.
Grâce aux outils disponibles dans Office 365, les collaborateurs de la CEI pourront désormais créer, partager et modifier des fichiers de travail en temps réel. Ces applications de la technologie Microsoft sont simples d’utilisation et permettent notamment d’améliorer la communication interne au sein de la CEI.
L’intégration des TIC dans la gestion du processus électoral
Beaucoup d’organisations ont pris conscience du rôle important que peuvent jouer les outils collaboratifs dans l’orientation stratégique d’une organisation. Institution chargée d’organiser, de superviser et de contrôler toutes les opérations relatives aux élections, la CEI gère, entre autres, au quotidien des fichiers sur lesquels se trouvent les listes ou les données issues du recensement électoral. Elle a donc toutes les raisons pour adopter des outils collaboratifs, ce qui lui permettra de faciliter le recensement de masse, éviter les pertes de données comme ce fut le cas par le passé, renforcer sa capacité de communication avec les agentes sur le terrain à tout moment.
En somme, il était nécessaire pour la CEI de s’équiper en outils technologies capables d’adresser ces problèmes et impacter positivement l’institution, et par ricochet tous les processus électoraux. Surtout qu’en adoptant ces outils, la CEI se donne les moyens modernes de fonctionnement, mais aussi les moyens de se concentrer sur le cœur de son métier, qui est la gestion du processus de travail électoral. Enfin, l’adoption de ces outils lui permette de constituer des groupes transversaux avec pour objectif la transparence et la sécurité des données en corrélation avec celle de la hiérarchie.
Pour le Direction Marketing de Microsoft Afrique de l’Ouest et du Centre (Microsoft WCA), c’est pour satisfaire à toutes ces exigences d’ordre organisationnel et managérial que la CEI a opté pour Microsoft Office 365. La suite bureautique qui offre des outils collaboratifs et la messagerie professionnelle en ligne. « Un outil ou logiciel collaboratif permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs de l’entreprise. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : organisation et suivi d’un planning (agenda partagé puisque Office 365 est l’une des applications de productivité rattachées au service de messagerie de Outlook), création de formulaires (reporting, répertoire, données), études, suivi budgétaire, communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word, PDF). Le pack offre aussi les outils de stockage et des outils de communications (conférence audio et vidéo, etc.) », a expliqué Victoria Ndee Uwadoka, Directrice Marketing à Microsoft WCA. Et Microsoft WCA d’expliquer que les outils collaboratifs ont donné naissance à une nouvelle notion qui est « l’intelligence collective ». Les individus ont appris à collaborer et à travailler dans un champ commun.
Ingénieur Systèmes d’Information à la CEI, Camille Séka Kotchi abonde dans le même sens : « Office 365 correspond effectivement à nos besoins, à savoir disposer comme nous le souhaitions d’une messagerie professionnelle et d’un outil collaboratif.» Poursuivant, Camille Séka Kotchi cite quelques bénéfices pour la Commission : « Oui, Office 365 a impacté l’activité de la CEI. Notre solution a été mise en service au mois de Février 2015. Actuellement, elle est utilisée par la direction informatique, en attendant que cela s’étende à toutes nos directions. Mais, déjà, notre activité au sein de la Direction des TIC (DTIC) est mieux gérée qu’auparavant. Sur site ou en déplacement, il est devenu plus aisé, pour chacun, de finaliser ou corriger les documents qu’il doit rendre. La DTIC est beaucoup plus réactive ; plus besoin d’avoir son ordinateur avant d’apporter de légères modifications aux documents que nous produisons. Personnellement, j’arrive à le faire depuis mon téléphone Android avec l’application Office mobile. » De quoi se réjouir car, auparavant, il fallait attendre de pouvoir être devant son PC pour le faire ou envoyer le mail. Maintenant, que l’agent de la CEI soit en formation, en réunion ou en déplacement, il a juste besoin d’un accès Internet et d’un périphérique quelconque pour corriger et envoyer à son directeur ou à ses collègues, les documents de travail finalisés.
Faire face aux évolutions
« Il est clair que pour faire face aux évolutions, augmenter sa productivité au quotidien et profiter d’une suite logicielle complète, facilement accessible, il faut opter pour Microsoft Office 365. Ce sont les logiciels habituels, mais en mieux puisqu’ils sont désormais mis à jour en permanence et accessibles de partout avec de nombreux avantages : puissance du Cloud disponible à tout moment avec des mises à jour régulières des applications ; possibilité de travailler de n’importe où, les documents, les messages et les contacts étant facilement accessibles ; simplification du travail en équipe grâce au partage de calendriers et de documents, à une messagerie instantanée et à la visioconférence ; sécurité de qualité professionnelle à un coût mensuel prévisible, ne nécessitant pas d’investir dans une infrastructure physique », fait observer la Direction Marketing de Microsoft WCA. Qui ajoute : « Office 365 répond aux besoins de productivité de toute institution quelle qu’en soit la taille. Les bénéfices sont le gain de temps, une collaboration facilitée et surtout la facilité d’utilisation (tout le monde est familier des outils Office). Toutes les CEI d’Afrique et les entreprises devraient s’orienter vers des technologies qui permettent aux collaborateurs de travailler ensemble efficacement. Car, en réalité, à quoi servent tous les logiciels bureautiques s’ils ne sont pas adaptés aux nouveaux usages du monde professionnel ? C’est là où Microsoft a compris que Word, Excel, PowerPoint et Outlook doivent être accessibles à tout moment, de n’importe où et quel que soit l’appareil utilisé (PC, tablette, portable, smartphone) avec un seul mot d’ordre : ils doivent être au service des besoins utilisateurs et favoriser le travail de groupe. »
Source : Microsoft WCA
